Aula: Vores fælles platform

Aula anvendes som ét af flere redskaber i det daglige samarbejde og kommunikation med forældrene på skolen. Da skriftlig kommunikation ALDRIG kan/må stå alene, sker brugen af Aula som et supplement til de øvrige tiltag, vi på skolen har ift. styrkelse af forældredialogen eksempelvis den daglige mundtlige dialog, telefonsamtaler, Elev Reviews, Stor-forældremøder, trivselsanalyser, MinUddannelse (incl. herunder elevplaner) m.v.  

Som afsender af al kommunikation på Aula, gælder det, at du tænker sig grundigt om og overvejer, hvem informationen er henvendt til – dvs. hvilke modtagere der reelt har brug for informationen for på den måde at undgå unødig spam. Dette gælder for alle afsendere såvel elever, forældre som medarbejdere. Samtidig forventes det (naturligvis), at vi alle holder en god og sober tone og sprogbrug ift. alt, der kommunikeres.

Med overgangen fra Intra til Aula har vi fået stillet et helt nyt og tidssvarende system til rådighed, hvor alle informationer for en families barn er samlet ét sted og med en brugervenlig, nem og sikker adgang til kommunikation om børnene. Aula er en vigtig kanal for samarbejde og kommunikation mellem forældre, skolen herunder de enkelte medarbejdere og med let adgang til al relevant information om børnenes læring, udvikling og trivsel. Med Aula får vi et ekstra lag af sikkerhed, så alle kan være sikre på, børnenes data er beskyttet godt.

Inden vi tog  Aula gav det os anledning til at revurdere brugen af skriftlig kommunikation mellem skole og hjem på Søndervangskolen. Vi fandt det her vigtigt, at vi ifm. indtagelsen af Aula fik forholdt os til, hvordan vi bruger Aula klogt, herunder fik taget stilling til niveauet af den informationsstrøm, der skal være, hvor vi for alt i verden vil undgå for megen digital støj og informations’overload’. Derfor har vi i skolens MED-udvalg og Skolebestyrelsen drøftet og vedtaget flg. principper for brugen af Aula på Søndervangskolen:

Forældre

• Det forventes, at forældre tjekker Aula 1-2 gang om ugen, hvor der fredag til efterfølgende uge udsendes UGEBREV til de enkelte klasser. Det kan også være generel information fra skolens administration om fx skolefest, madordning, ferie, fælles arrangementer, Newsletters osv.
• Når forældre henvender sig til en ansat via Aula, kan de forvente svar inden for 1 døgn på hverdage. Akutte henvendelser – dvs. helt særlige uopsættelige henvendelser - er dog undtaget herfra. Her anbefales forældrene i stedet at tage direkte kontakt til medarbejderen fx via sms eller via skolens administration.
• KALENDER fungerer for forældrene som én samlet indgang til skema, begivenheder og andre ”huskere” og samler dermed en række forskellige informationer i ét overblik, så alt relateret til tid bliver samlet her. Dette uanset om det er skoleskema, Elev Review, forældremøder eller ‘husk de grønne gummistøvler til turen i dag”. Forældre kan vælge alle børn på en gang - eller et barn ad gangen.
• BESKEDER fungerer som en beskedtråd, hvor forældre kan mute eller forlade en samtale. Forældre kan sende BESKEDER til skolens ledelse, Administration eller lærerne og pædagogerne i forhold til:
  - Sygdom.
  - Anmodning om frihed 1 dag (mere end 1 dag kontaktes ledelsen).
  - Beskeder til lærerne/pædagogerne i forhold til eget barn.
  - Forældre kan sende BESKEDER til eksterne fx Sundhedsplejen, Tandlægen og PPR.
  - Mulighed for at opmærke en besked som fortrolig, hvis den indeholder følsomt eller fortroligt beskedindhold. I så fald skal forældre logge ind med to-faktor login (UNI-Login + NemID).
  - Forældre skal udfylde samtykkeerklæring på Aula.
  
  

Medarbejdere

• Som medarbejder kan man blive kontaktet af forældre via BESKEDER, hvor besvarelser af henvendelser forventes foretaget af medarbejderen indenfor 1 døgn (på hverdage). Undtaget er akutte henvendelser – dvs. helt særlige uopsættelige henvendelser. Her anbefales det i stedet at tage direkte kontakt fx via sms eller ringe.
• Generelt bedes medarbejdere undgå at skrive til forældrene mere end højst nødvendigt, og når der skrives, skal dette ske i et enkelt, klart og kortfattet sprog.
• UGEBREVET skal hver fredag uge til efterfølgende udgives til alle klasser af klasseteamet via link og lægges på OVERBLIK.
• Som medarbejder udsender man som udgangspunkt sin fælles information til forældrene 1 gang ugentligt (fredag). Dvs. man samler op, hvad der måtte være af relevant info og lægge det ud på én gang. Dette så forældrene ikke oplever et unødigt højt informationsflow gennem hele ugen, som de løbende skal forholde sig til
• Klasseteamet skal tjekke om alle elever har samtykke.
• Det forventes, at medarbejdere indskriver deres aftaler for klassen/årgangen i KALENDEREN – også selv om de er omtalt i UGEBREVET. Fælles møder, begivenheder, arr. m.v. for hele skolen lægges ind af Administrationen.
• Medarbejdere kan reservere/booke klasse- og faglokaler via Aula, mens lokaler til møder fortsat bookes via Outlook – mens samtaler med forældre som udgangspunkt afholdes i Ocenariet eller Bowlerne.
  
  

Ledelse & Administration

• Fra kontoret lægges al fælles information for hele skolen via link på OVERBLIK.
• Al information fra ledelse og administration udsendes én gang ugentligt (fredag), med mindre der er tale om noget uopsætteligt.
• Fra kontoret reserveres/bookes lokaler ift. fælles møder, -arr. m.v. fra skoleårets start af kontoret via Outlook, mens  klasse- og faglokaler reserveres/bookes via Aula.